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Management


Eine verantwortungsvolle Unternehmensführung ist Voraussetzung für eine nachhaltige Wertschöpfung und für den Erfolg von Symrise. So gewinnen wir das Vertrauen unserer Kunden, Mitarbeiter und Investoren – heute und auf Dauer.

Verantwortungsbewusste Unternehmensführung

Symrise will seinen Unternehmenswert und die Nachhaltigkeit seiner geschäftlichen Aktivitäten langfristig erhöhen. Die Leitungs- und Kontrollgremien der Symrise Aktiengesellschaft richten ihr Handeln daher an verschiedenen Grundsätzen einer verantwortungsbewussten Unternehmensführung aus. So dienen die Ziele des Deutschen Corporate Governance Kodex als Maßstab guter Unternehmensführung für Vorstand und Aufsichtsrat. Die zehn Prinzipien des UN Global Compact, den wir 2012 unter­zeichneten, stellen eine weitere Leitlinie dar, an der wir unser unternehmerisches Handeln orientieren.

Von den Unternehmenszielen leitet Symrise – unter Berücksich­tigung der Grundsätze verantwortungsbewusster Unternehmensführung – seine Strategie ab und setzt sie auf den einzelnen Abteilungsebenen um. Ein Management-Handbuch macht allen Mitarbeitern die vom Management standardisierten Prozesse zugänglich, die für eine Zielerreichung notwendig sind. Diese definierten Kernprozesse und unterstützenden Prozesse werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüft und wenn nötig an aktuelle Entwicklungen angepasst.

Ein verbindliches Leitbild für alle Beschäftigten ist unser Verhaltenskodex. Wir entwickelten ihn 2006 und aktualisieren ihn regelmäßig, zuletzt grundlegend im Jahr 2012. Der Kodex behandelt ethische und rechtliche Herausforderungen am Arbeitsplatz, in Geschäftsbeziehungen und in der Handhabung von Informationen. Er regelt Umgangsformen mit den wesentlichen Partnern von Symrise und stellt transparente und vertrauenswürdige Prozesse sicher. Im Interesse aller Beschäftigten und des Unternehmens analysieren wir Verstöße gegen diesen Kodex unmittelbar und beseitigen deren Ursachen. Fehlverhalten verfolgen wir konsequent im Rahmen der jeweils geltenden nationalen Rechtsvorschriften. Mehr zur Organisation und Corporate Governance bei Symrise unter:  4

Nachhaltigkeit im Geschäft

2009 gründeten wir das Symrise Sustainability Board, ein globales und divisionsübergreifendes Gremium, um Nachhaltigkeit stärker in unsere Kernprozesse zu integrieren. Mehrmals jährlich kommen in diesem Rahmen Vertreter des Top Managements zusammen, um sicherzustellen, dass nachhaltigkeitsrelevante Themen und Belange wichtiger Anspruchsgruppen in der gesamten Wertschöpfungskette berücksichtigt werden.

Das Sustainability Board beschließt die Nachhaltigkeitsziele, die direkt in den jeweiligen Geschäftsbereichen umgesetzt werden. Zu diesem Zweck haben Vorstand und Sustainability Board im Jahr 2011 Nachhaltigkeitsverantwortliche für die Geschäftsbereiche Flavor & Nutrition und Scent & Care benannt. Gemeinsam mit Vertretern der Stabsbereiche Corporate Compliance und Corporate Communications stellen sie das Sustainability Core Team, das wiederum die Nachhaltigkeitsstrategie konzernweit steuert. Die direkte Verantwortung für die Strategie liegt beim Vorstandsvorsitzenden der Symrise AG, dem vierteljährlich über Fortschritt aller Nachhaltigkeitsaktivitäten berichtet wird. Die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens fließen zudem in die individuellen Zielvorgaben und damit in die Vergütung von Führungskräften ein.

Daneben schärft ein weltweites Netzwerk freiwilliger Nachhaltigkeitsbotschafter das Bewusstsein für unsere Nachhaltigkeitsstrategie: „Care Teams“ tragen mit gezielten Initiativen an allen regionalen Hauptquartieren des Unternehmens und an zahlreichen internationalen Standorten dazu bei, Nachhaltigkeit noch tiefer in unser Geschäftsmodell zu integrieren und vor Ort umzusetzen.

Integriertes Managementsystem

Unser integriertes Managementsystem basiert auf den interna­tionalen Standards zu Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Arbeitsschutz (OHSAS 18001), Nachhaltigkeit (ISO 26000), Energie (ISO 50001), sozialer Verantwortung (SA 8000), den allgemein anerkannten Auditstandards der Global Food Safety Initiative (GFSI) sowie weiteren lokal ­anerkannten Standards für eine kon­tinuierliche Verbesserung unserer Leistung.

Mit unserem Risikomanagement wollen wir nicht nur potenzielle Risiken für Umwelt, Gesellschaft und Unternehmen vermeiden, sondern auch Chancen durch globale Entwicklungen frühzeitig erkennen. Dabei beziehen wir Nachhaltigkeitsthemen umfassend mit ein – von den Umfeld- und Branchenrisiken über die Beschaffungs- und Produktrisiken bis hin zu den Betriebsrisiken. Weitere Informationen finden sich im Chancen- und Risikobericht des Symrise Finanzberichts 2013.  5

Die Ermittlung von Risiken ist ebenfalls Aufgabe der Corporate Compliance. Symrise versteht Compliance als ganzheitliches Organisationsmodell. Es umfasst die Einhaltung von Rechtsvorschriften und konzerninternen Richtlinien sowie die entsprech­enden Prozesse und Systeme. Die Abteilung Corporate Compliance führt alle Funktionseinheiten aus Integriertem Managementsystem (IMS), Corporate Audit sowie Risiko- und Nachhaltigkeitsmanagement zusammen.  6

Damit unsere Mitarbeiter über bestehende Compliance-Vor­gaben Bescheid wissen und diese einhalten, setzen wir neben Präsenzschulungen zunehmend auch internetbasierte Schu­lungen ein. Anschließende Tests sollen zeigen, dass die Inhalte der Schulung von den Teilnehmern verstanden worden sind. Neue Symrise Mitarbeiter werden über ihre arbeitsplatzspezifischen Anforderungen und unseren Verhaltenskodex umfassend aufgeklärt. 2013 wurden unsere Mitarbeiter insgesamt ca. 30.000 Stunden zu Themen wie Arbeitsschutz, Gesundheit, Umwelt, Hygiene und Compliance geschult. Für 2014 planen wir, neben den kontinuierlich laufenden Schulungen verstärkt jene Mitarbeitergruppen zu schulen, die aufgrund ihrer Tätigkeit eher dem Risiko von Fehlverhalten aus­gesetzt sind und jene Mitarbeitergruppen, die Schulungsinhalte als Multiplikatoren in das Unternehmen tragen können.  7

Für den Fall eines Verstoßes gegen ethische und rechtliche Standards haben wir bereits 2006 eine Integrity Hotline installiert. Über diese Hotline ist Corporate Compliance für alle Mit­arbeiter mittels einer in den jeweiligen Ländern eigens eingerichteten kostenlosen Telefonnummer erreichbar. Ein zwischengeschalteter Dienstleister gewährleistet, dass die Mitarbeiter ihre Anliegen anonym und in ihrer Muttersprache vorbringen können.  8


Klares Bekenntnis zur Nachhaltigkeit
2012 unterzeichnete Symrise den Global Compact der Vereinten Nationen und verpflichtete sich damit, die zehn Prinzipien zur unternehmerischen Verantwortung einzuhalten.

Audits

Über interne Revisionen und das IMS-Audit überprüfen wir regelmäßig, ob Management-Vorgaben und landesspezifische gesetzliche Bestimmungen eingehalten werden. Gemäß unserer Prüfstrategie prüfen wir alle Gesellschaften mindestens alle vier Jahre und wesentliche Geschäftsprozesse im jährlichen Turnus – das entspricht 25 % des Audituniversums. Weitere Kriterien wie Akquisitionen, Organisationsänderungen, Wesentlichkeit im Konzern oder Ergebnisse aus dem Risiko-Reporting nehmen ebenfalls Einfluss auf die Prüfstrategie. Die internen IMS-Audits werden gemäß den ISO 19011 Standards durchgeführt. Der Vorstand und der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats werden in regelmäßigen Abständen über Ergebnisse und eingeleitete Maßnahmen informiert. Externe Audits durch Kunden, Behörden und unabhängige Zertifizierungsgesellschaften bestätigen Symrise darüber hinaus eine kontinuierliche Verbesserung in seinen Managementsystemen.

Werden bei Audits oder Qualitätskontrollen Abweichungen festgestellt, leitet der betreffende Unternehmensbereich Korrekturmaßnahmen ein und dokumentiert diese. Zusätzlich werden mögliche Auswirkungen auf andere Prozesse analysiert, um mit Vorbeugemaßnahmen direkt reagieren zu können. Gleiches gilt auch für Reklamationen. Im Jahr 2013 gab es weder wesentliche Reklamationen, die zu Bußgeldern geführt hätten, noch Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen Gesetzesvorschriften in Bezug auf die Zurverfügungstellung und Verwendung unserer Produkte.

Über die zahlreich bestehenden Vorschriften für die Duft- und Geschmacksstoffindustrie hinaus verpflichten wir uns zu weiteren Standards – und wirken aktiv an ihrer Entwicklung mit. So zum Beispiel im Rahmen von Verbänden wie der IFRA (Interna­tional Fragrance Association) oder der IOFI (International Or­ganization of the Flavor Industry). Symrise hat sich außerdem bereits 1997 der Responsible Care Initiative angeschlossen und ihre Leitlinien übernommen, um an einer kontinuierlichen Verbesserung in den Bereichen Sicherheit, Gesundheit und ­Umweltschutz mitzuwirken.

Die Leistung der Managementsysteme seiner Lieferanten und Vertragspartner überprüft Symrise im Rahmen von Lieferantenaudits. Mithilfe der offiziellen und weltweit anerkannten Plattform SEDEX (Supplier Ethical Data Exchange) bewerten wir die Performance unserer Hauptlieferanten hinsichtlich Faktoren wie Umwelt, Gesundheit und Sicherheit, Integrität und weiterer ethischer Prüfungspunkte. Langfristiges Ziel von Symrise ist, zukünftig alle Lieferanten über dieses System zu bewerten. Darüber hinaus führen wir weltweit Audits zur Sicherung unserer Lieferkette durch (FSSC 22000).  9 Sie konzentrieren sich auf Kernthemen wie Lebensmittelsicherheit und Schutz vor Sabotage, Terrorismus oder unerlaubtem Zugriff auf unsere Rohstoffe und Produkte.

Auditprogramm 2013

Tabelle zeigen
Auditprogramm 2013
Region Land Standort Quality ISO 9001 Environment ISO 14001 Food Safety Occupational Safety Social Compliance Energy GMP

EAME

Ägypten

Kairo

   

EAME

Deutschland

Holzminden

EAME

Deutschland

Braunschweig

     

EAME

Deutschland

Nördlingen

   

EAME

Deutschland

Hamburg

     

EAME

Frankreich

Paris

         

EAME

Großbritannien

Corby

       

EAME

Russland

Rogovo

     

EAME

Spanien

Parets

     

EAME

Südafrika

Isando

     

EAME

VAE

Dubai

           

NA

USA

Branchburg

       

NA

USA

Bushy Park

         

NA

USA

Teterboro

       

NA

USA

Elyria

       

LA

Argentinien

Tortuguitas

       

LA

Brasilien

Socorro

       

LA

Brasilien

Sorocaba

       

LA

Chile

Santiago de Chile

         

LA

Kolumbien

Bogotá

       

LA

Mexiko

Monterrey

     

LA

Venezuela

La Victoria

           

AP

Australien

Dee Why

         

AP

China

Pudong

   

AP

Indien

Chennai

     

AP

Japan

Ibaraki

     

AP

Singapur

Singapur

   

Dialog mit unseren Anspruchsgruppen

Symrise steht weltweit im aktiven Austausch mit seinen Stakeholdern. Denn wir können nur dann bestmögliche Lösungen ­entwickeln, wenn wir die Bedürfnisse und Interessen unserer wichtigsten Anspruchsgruppen kennen. Dazu zählen wir Kunden, Mit­arbeiter, Aktionäre, Fremdkapitalgeber, Nachbarn, ­Politik, Nichtregierungsorganisationen und Geschäftspartner.

Eine Vielzahl interner und externer Formate und Kanäle erlaubt Symrise einen regen Dialog mit seinen Anspruchsgruppen. 2012 führten wir beispielsweise erneut eine globale Mitarbeiterbefragung durch, bei der über 80 % der Mitarbeiter die Stärken und Schwächen unseres Unternehmens bewerteten. 2013 leiteten wir auf Basis der Befragungsergebnisse entsprechende Maßnahmen ein. Mithilfe der SEDEX-Plattform stehen wir seit 2011 darüber hinaus mit zahlreichen Rohstofflieferanten zu ethischen Themen im Dialog. Unsere Kunden und Investoren informieren wir weltweit mit Roadshows und Innovationstagen über aktuelle Entwicklungen unseres Unternehmens. Die auf diesen Wegen artikulierten Erwartungen unserer Stakeholder inspirieren uns und stellen die Basis für unsere Arbeit dar.

Eine Wesentlichkeitsanalyse hilft dabei, die verschiedenen Themen auf ihre strategische Relevanz für Symrise und seine Anspruchsgruppen zu prüfen. In mehreren Workshops haben wir in den vergangenen Jahren intensiv ausgearbeitet, wie sich unser Handeln auf verschiedene Anspruchsgruppen auswirkt und welchen Einfluss diese Gruppen wiederum auf Symrise haben. Dabei wurden alle Unternehmensbereiche einbezogen. Ergebnis war eine Wesentlichkeitsmatrix, die wir mithilfe einer internationalen Befragung unserer Stakeholder validiert und spezifiziert haben. Dafür haben wir Vertreter der wichtigsten Anspruchsgruppen eingeladen und nach ihrer Einschätzung zu Nachhaltigkeitsthemen sowie zu unserer Performance in den einzelnen Themenbereichen und entlang unserer gesamten Wertschöpfungskette gefragt.

Symrise Wesentlichkeitsmatrix


Im Berichtsjahr 2013 haben wir damit begonnen, unser Stakeholder Management weiter zu systematisieren. Für unterschiedliche Anspruchsgruppen haben wir verschiedene Ziele des von uns mit ihnen verfolgten Engagements formuliert. So können wir künftig noch zielgerichteter mit unseren Anspruchsgruppen in den Dialog treten und mehr gemeinsamen Nutzen aus den unterschiedlichen Formaten ziehen. In diesem Rahmen entwickeln wir derzeit auch neue Möglichkeiten der Aktualisierung unserer Wesentlichkeitsanalyse. Künftig wollen wir dabei einen noch größeren Fokus auf die Analyse der wesentlichen Nachhaltigkeitsauswirkungen von Symrise legen und die Ergebnisse dieser Untersuchungen gemeinsam mit unseren wichtigsten Stakeholdergruppen erhärten.

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